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Bericht Datenschutz und Datensicherheit 2011

32|33Entwicklung in den einzelnen Bereichen.  Schutz beim Druck vertraulicher Dokumente: Von jedem Arbeitsplatz aus ist das Drucken und Scannen an zentralen Druckterminals möglich. Mit Einführung einer neuen Technik erfolgt ein Ausdruck erst, wenn der Mitarbeiter diesen am Drucker selbst mit einer Chipkarte freischaltet. Somit verblei- ben keine vertraulichen Ausdrucke wie Kunden- oder Perso- naldaten unbeobachtet im Druckterminal, und die Mitarbeiter können selbst bestimmen, wann sie ihre Dokumente abholen.  Datenschutz beim Arbeiten im Telekom Social Network: Mitar- beitern der Deutschen Telekom steht ein internes soziales Netz- werk zur Verfügung. Diese Social-Media-Plattform stellt den Nutzern verschiedene Funktionen zur virtuellen Zusammenar- beit wie etwa Diskussionsforen, Dokumentablagen, Nachrich- tenversand oder die Bildung virtueller Arbeitsgruppen bereit. Für diese Funktionalitäten werden persönliche Daten erhoben und verarbeitet, die sich in Pflichtangaben und freiwillige Anga- ben aufteilen. Die Deutsche Telekom hat festgelegt, dass die Pflichtangaben auf ein Minimum beschränkt sind und jeder Mitarbeiter selbst entscheidet, welche Daten er darüber hinaus angibt und über das soziale Netzwerk austauschen will. Bei der Erstbenutzung des Telekom Social Network erhält jeder Mitar- beiter nur Basis-Nutzerrechte. Er kann seinen Zugang löschen und damit den Personenbezug seiner Inhalte aufheben. Ihm stehen Datenschutzhinweise zur Verfügung, um Transparenz im Umgang mit Inhalten und Daten auf der Social-Media-Plattform zu gewährleisten. Der Konzerndatenschutz erstellte einen Mustervertrag für alle deutschen und ausländischen Tochter- gesellschaften, um für deren Mitarbeiter den rechts- und daten- schutzkonformen Umgang mit dem Telekom Social Network einheitlich zu gewährleisten.  Datenschutz bei der Revision: Die Deutsche Telekom hat die Auf- gabenbereiche der Revision konzernübergreifend organisiert. Dazu wurden diese Unternehmensfunktionen aus einzelnen Kon- zerngesellschaften zentral zusammengelegt. Im Rahmen dieser so genannten Funktionsübertragung erarbeitete die Deutsche Telekom einen Mustervertrag, um die datenschutzkonforme Verwendung von Mitarbeiterdaten im Rahmen der Revisionstä- tigkeiten sicherzustellen.  Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement: Die Deutsche Telekom hat den datenschutzkonformen Infor- mationsaustausch zwischen den Beteiligten im Betrieblichen Eingliederungsmanagement ausgebaut. Aufgrund des Infor- mationsinteresses der Arbeitnehmervertretung war es notwen- dig zu regeln, in welchem Umfang selbige Daten über die Mitarbeiter erhält, die Anspruch auf eine Wiedereingliederung nach gesundheitlich bedingter Abwesenheit haben: Ist ein Mit- arbeiter etwa mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber prüfen, ob der Mitarbeiter eine solche Maßnahme nutzen kann. Er ist über eine entsprechende Arbeitsplatzgestaltung zu informieren, gleichzeitig hat die Arbeitsnehmervertretung einen Informati- onsanspruch. Die Deutsche Telekom hat mit der Regelung ihre Datenschutzverpflichtungen gegenüber den Mitarbeitern mit den Informationsbedürfnissen der Arbeitnehmervertretung in Einklang gebracht. InformationsbesuchederDatenschutzaufsichtzur elektronischenPersonalakte. Während der Bundesbeauftragte für den Datenschutz für die datenschutzrechtlichen Fragestellungen der Beamten der Deutschen Telekom zuständig ist, obliegt dies für die Angestellten unter anderem dem Landesdatenschutzbeauftragten Nordrhein- Westfalen. Die Deutsche Telekom stellte im Berichtszeitraum 2011 beiden Aufsichtsbehörden die neue Personalaktenrichtlinie des Konzerns vor: Seit 1. Dezember 2011 werden Personalunter- lagen nur noch als elektronische Personalakte geführt. Die Beauftragten verschafften sich einen Eindruck zu aktuellen Themen:  Die qualifizierte elektronische Signierung (QES) von Dokumen- ten in der elektronischen Personalakte wird nach den Anforde- rungen des Bundesfinanzministeriums in einem aktuellen Projekt umgesetzt. Die QES dient zur Sicherstellung der Rechtswirksamkeit und Gültigkeit von elektronischen Doku- menten. In den elektronischen Personalakten der Beamten werden dazu fast 2,4 Millionen Dokumente hinsichtlich Lösch- und Aufbewahrungsfristen überprüft. Dieser Überprüfung lagen konkrete Anforderungen der Aufsichtsbehörden zu- grunde, um die datenschutzgerechte Entsorgung der Papier- akten von Beamten durchzuführen.  Die physikalische Löschung in den Software-Systemen zur Personalverwaltung wird teilweise erst zu Jahresbeginn 2013 abgeschlossen sein, was die Aufsichtsbehörden als

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